お知らせ・コラム

お知らせ
2022.01.14

ひので総合特許事務所のテレワーク

新型コロナウイルス感染症の拡大をきっかけに、テレワークを導入した企業が急増しました。弊所も一部テレワークを採用しており、今後も継続の予定です。今回は、弊所のテレワーク環境や導入してよかったこと、やってみて気づいた課題についてお話ししたいと思います。

テレワーク環境

リモートデスクトップ

各所員は業務用PCを貸与され、その業務用PCから所内の各自のPCに接続して作業をしています(リモートデスクトップ)。これにより、データの持ち出しによる情報漏洩のリスクを排除することができ、また出勤時に近い環境で作業することによって、作業効率の低減を防ぐことができます。

ネットワークを介した作業で一番気を付けなければならないのは、セキュリティです。ひとたび認証情報が漏れてしまうと、他人が所内ネットワークに入ることができてしまいます。弊所では、セキュリティ強化のためにスマートフォンを用いた2段階認証を行っています。

チャットツール/Web会議アプリケーション

所員間のコミュニケーションは主にチャットツールで行っており、ビデオ機能を使って所内ミーティングも行っています。またお客様との打ち合わせには、Web会議アプリケーションを利用しています。これらのツールは、テキストや音声のやりとりだけでなく、画面共有によって複数人が同時に同じ画面を見ることもできるので、とても便利です。

テレワークを導入して良かったこと

毎日の通勤からの解放

良かったことナンバーワンは、やはり通勤が不要になったことではないでしょうか。往復1時間以上は時間を節約できますし、人混みで感染症に罹る/うつすリスクも減らすことができます。

プライベートとの両立

自宅に居ながら仕事ができることで、家事、家族の世話、宅急便の受け取り等、細々とした用を済ませることができます。また、通院や子どもの学校行事等、自宅近くで用がある場合にも、今までは1日休暇を取らなければならなかったのが半日で済むようになり、効率的に時間を使うことができています。

今後の課題

紙書類の取り扱い

近頃は電子ファイルでのやりとりも多くなってきてはいますが、例えば特許庁からの書類の中には郵便で届くものもあり、日々の郵便物の確認のために誰かが事務所に行かなければなりません。また、所内の案件管理もまだ紙に頼っている部分が大きいため、時にはテレワークをしていて「必要な情報が手元にない!」ということもあります。時代の流れやエコロジー的な観点から考えても、徐々に紙依存から脱却する必要があると感じています。

電話・来客対応

紙書類の問題と重なりますが、事務所にかかってくる電話の応対や突然の来客対応のためにも、現状では必ず誰かが事務所にいるようにしています。電話は転送するという方法がありますが、来客対応は・・・なかなか難しいですね。

コミュニケ―ションの質

チャットツールやWeb会議アプリケーションを利用することで、業務上最低限のコミュニケーションは問題なく行えます。しかし、やはり同じ空間に居て、直接顔を合わせてコミュニケーションを取るのと比べると、雰囲気もスムーズさも大きく異なります。今後、単に情報を交換するだけではなく、まるで同じ空間にいるかのような感覚を共有できる技術が開発されることに期待します。